Åpenhetsloven - Coop Nord

Coop Nord SA
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven), pålegger større bedrifter å gjennomføre og redegjøre for aktsom­hets­vurderinger i egen virksomhet, leverandørkjeder og forretnings­forbindelser. I denne redegjørelsen fremkommer arbeidet Coop Nord SA og konsernet Coop Nord (heretter samlet benevnt Coop Nord) har gjort med aktsomhetsvurderinger og tilpasning til lovens plikter i 2023.

Generell informasjon

Om Coop og Coop Nord

Coop er Norges nest største dagligvareaktør og den største aktøren innenfor privatsegmentet i byggevaremarkedet. Coop har en sterk strategisk posisjon og plass i forbrukernes hverdag og ønsker å skape positive verdier for mennesker, miljøet og Coop.

Som forbrukereid organisasjon skiller Coop seg fra konkurrentene. Dette gjenspeiles i vår visjon – det skal lønne seg å velge Coop. Over 2 millioner medlemmer eier Coop gjennom sine lokale samvirkelag. Det er mer enn 1 240 Coop-butikker rundt om i landet fordelt på åtte ulike kjeder: Extra, Coop Mega, Obs, Obs BYGG, Coop Byggmix, Coop Prix, Coop Marked og Matkroken.

Coop Nord er et lokalt samvirkelag som er eid av i overkant av 130 000 medlemmer. Coop Nord er Norges 5. største samvirkelag målt i omsetning. Med en omsetning på om lag 4,13 mrd. kr. og 1 082 ansatte er det en av de største virksomhetene i Nord-Norge.

Kjernevirksomheten til Coop Nord er drift av butikker innenfor Coop-eide kjedekonsepter i bransjene dagligvare, bygg og annen faghandel. Dagligvarer utgjør 89,7 % av den totale omsetningen, mens byggevarer og faghandel i Obs står for 10,3 %. Kafedrift utgjør 3,1 %.

Coop Nord har 52 dagligvarebutikker, 3 byggevarebutikker og 3 kaféer. Markedsområdet er fordelt på 23 kommuner i Troms, Lofoten og Ofoten.

Kjøpesenter og Utleie er det andre viktige forretningsområde. Coop Nord har en stor eiendomsportefølje som benyttes til egen butikkvirksomhet. I tillegg eies følgende kjøpesentre: Jekta Storsenter i Tromsø, Sjøkanten Senter i Harstad, Lofotsenteret på Leknes, Domus Setermoen og Malmporten Handelspark i Narvik.

Bygningsarealer eid av Coop Nord utgjør 286 083 m2. I tillegg utgjør innleide bygningsarealer 34 205 m2. Total bygningsmasse i vår virksomhet utgjør 320 288 m2.

Coop Nord har til sammen 10 datterselskap. Virksomhetene i datterselskapene er hovedsakelig drift av kjøpesentre og utleie av eiendom. Denne delen av virksomheten er inkludert i Coop Nord sin redegjørelse for aktsomhetsvurderinger. Årsmeldingen til Coop Nord inneholder en fullstendig oversikt over alle datterselskap.

 

Organisering og ansvar

Styret i morselskapet Coop Nord SA har det øverste ansvar for virksomheten. Arbeidet med aktsom­hets­vurderinger og pliktene i Åpenhetsloven er forankret i styret.

Styret i Coop Nord SA har vedtatt etiske retningslinjer for Coop Nord (Code of Conduct) og prinsipper for bærekraftig forretningspraksis. I juni 2023 behandlet styret administrasjonens plan for gjennomføringen av virksomhetens aktsomhetsvurderinger. Planen tar ut­gangs­punkt i OECDs prosess og inkluderer aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, i leverandørkjeder og hos forretningsforbindelser. CFO leder arbeidet med gjennomføring av aktsomhetsvurderinger og oppfølging av nødvendige tiltak.

Coop Nord offentligjør årlig en rede­gjør­el­se for aktsomhetsvurderingene i henhold til lovens retnings­linjer, i tillegg til at virksomheten til enhver tid skal overholde informa­sjons­plikten. Styret har gjennom rapporteringsåret blitt orientert om arbeidet med aktsomhetsvurderinger og åpenhetsloven. For øvrig skal styret varsles ved alvorlige avvik relatert til Coops arbeid med akt­som­hetsvurderinger og bærekraftsarbeid.

Administrerende direktør i Coop Nord er den øverste ansvarlige for at virksomheten etterlever kravene i åpenhetsloven. Dette inne­bærer å etablere og sikre at driften i relevante forretningsområder i Coop Nord utføres i henhold til OECDs retningslinjer og at pliktene i loven overholdes.

Administrerende direktør har delegert det operative ansvar for gjennomføring til administrasjonen, herunder tilrettelegging for at det foreligger aktiviteter som sikrer etterlevelse av åpenhetsloven i daglig, operativ drift. Medlems- og kommunikasjonsdirektør er an­svar­lig for håndtering av henvendelser og offentlig kommunikasjon.

Styret i datterselskapene består i stor grad av personer med ledende roller i Coop Nord. Konsernet tilstreber samme etterlevelse av åpenhetsloven i morselskapet og i datterselskapene.  

Verdier, policyer og retningslinjer

Coops arbeid med aktsomhetsvurderinger følger FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, og OECDs ret­nings­linjer for flernasjonale selskaper. Våre forventninger til oss selv, leverandører og samarbeidspartnere er gjengitt i våre etiske ret­ningslinjer og danner grunnlag for vår vurdering av våre forretningspartnere og leverandører. Coop er medlem i Etisk Handel Norge og er forpliktet til deres prinsipperklæring gjennom Coops prinsipper for bærekraftig forretningspraksis. Coop har også policyer for blant annet personvern, emballasjebruk og kommunika­sjon av bærekraft.

Vi henviser også til Coops arbeid knyttet til åpenhetsloven, som vil dekke det aller vesentligste av Coop Nord SA sitt innkjøp og aktivitet som er relevant med hensyn til loven. Ytterligere informasjon finnes på:

www.coop.no/nord og www.coop.no/coop-og-barekraft/apenhetsloven-i-coop/

Coop Nord sitt ambisjonsnivå er å ivareta lovkravene i åpenhetsloven og derved bidra til å støtte opp under lovens intensjon. Selskapet har lav risikotoleranse hos våre direkte leverandører.

Coop Nord sine verdier er:

Tiltro og egenart

Gjennom økonomisk effektiv og profesjonell drift søker vi å maksimere nytten for medlemmer og forbrukere.

• Innflytelse
  Medlemmenes innflytelse, medarbeidernes synspunkter og en aktiv dialog med omverdenen skal forme vår virksomhet.
  
  
• Omtanke
  Vi viser omtanke for mennesker, dyr og miljø, og arbeider for en bærekraftig samfunnsutvikling.
  
  
• Ærlighet
  Forbrukerne skal føle seg trygge når de handler i våre butikker, og ha tillit til at de får opplysninger om varene og virksomheten som kan ha betydning for deres valg.
  
  
• Nytenkende
  Vi skal dra nytte av ny kunnskap og teknologi, og påvirke utvikling i samsvar med forbrukernes interesser.
  
  
• Rutiner og prosedyrer
  Coops arbeid med aktsomhetsvurderinger følger FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.

Coop har etiske retningslinjer for leverandører. Retningslinjene beskriver hvilke krav og standarder vi forventer at leverandøren skal etterleve. Coop kan kreve at leverandøren dokumenterer hvordan retningslinjene etterleves. Ved brudd på retningslinjene skal Coop i samarbeid med leverandøren utarbeide en plan for å utbedre mangler.

Retningslinjene inneholder bestemmelser om tvangsarbeid, fagorganisering, barnearbeid, diskriminering, HMS, lønn, arbeidstid, marginaliserte befolkningsgrupper, miljø, korrupsjon og dyrevelferd. Menneskerettighetsbrudd skjer sjeldent i et vakuum, det er derfor viktig å ha etiske retningslinjer som har et bredt nedslagsfelt.

Styret i Coop Nord har vedtatt Code of Conduct (etiske retningslinjer for leverandører) utformet av Coop.

Coop Nord har videre vedtatt etiske retningslinjer for våre egne ansatte. Retningslinjene gjelder for alle ansatte i Coop Nord, inkludert styremedlemmer, medlemsvalgte, innleid personale og konsulenter. Retningslinjene inneholder bestemmelser om diskriminering, mobbing, trakassering, habilitet, innhenting av opplysninger, varsling og økonomiske forhold.

Varslingsmekanismer

Coop Nord har varslingskanal for både ansatte og eksterne parter. Det kan varsles om kritikkverdige forhold innad i bedriften, eller hos Coops leverandører og forretningsforbindelser. Coop har en egen varslingskanal for henvendelser knyttet til åpenhetsloven tilgjengelig på våre nettsider (se link ovenfor i dette dokument).

Informasjonsplikten

For ivaretagelse av informasjonsplikten i åpenhetsloven har Coop etablert prosedyre og rutiner for hvordan innsynskrav skal bevares og håndteres. Coop Nord omfattes av dette.

Prosess for aktsomhetsvurdering

For å sikre overholdelse av åpenhetsloven har Coop Nord gjennomført en kartlegging av egen virksomhet og leverandører, samt en aktsomhetsvurdering av samtlige leverandører på tvers av konsernet.

I dette arbeidet har Coop Nord hatt bistand fra Advokatfirmaet PwC. Arbeidet har blitt gjennomført i tråd med PwCs 5-stegsmodell, som bygger på OECDs retningslinjer og rammeverk for aktsomhetsvurderinger:

• Steg 1 - Analyse av virksomhet og forankring av ansvar i styrende dokumenter
• Steg 2 - Overordnet analyse av forretningsforbindelser
• Steg 3 - Risikoklassifisering av tredjepart
• Steg 4 - Risikobaserte bakgrunnsundersøkelser og kontroller
• Steg 5 - Systematisere og rapportere

Coop er ansvarlig for innkjøp av en stor del av dagligvarene som selges i butikkene til Coop Nord. For kartlegging av disse leverandørene vises det til redegjørelsen for åpenhetsloven til Coop. Coop Nord har dermed fokusert på virksomhetsdelen knyttet til eiendomsutvikling, og de innkjøpene som gjøres lokalt av Coop Nord til dagligvarebutikkene. Dette er et omfattende og krevende arbeid da spesielt eiendoms- og byggebransjen har komplekse leverandørkjeder der det kan være manglende innsyn.

Coop Nord har hatt en gjennomgang av samtlige leverandører vi handler direkte med. Det ble videre innhentet nødvendige opplysninger om de enkelte leverandører.

Leverandørene ble enten kategorisert som en del av leverandørkjeden eller som en forretningspartner. Ved vurderingen av om en tredjepart skal klassifiseres som en forretningspartner eller leverandør, ble det kartlagt hvorvidt den aktuelle parten leverer en innsatsfaktor i virksomheten og prosjektene til Coop Nord, eller i varene Coop Nord videreselger.

Dersom en tredjepart kategoriseres som leverandør, må aktsomhetsvurderingen i tillegg til å omfatte leverandøren selv, også omfatte eventuelle gjennomgang av underleverandører til leverandøren. For forretningspartnere begrenses aktsomhetsvurderingen til forretningspartneren selv i første ledd.

Når den innledende kartleggingen og kategoriseringen av leverandører var ferdigstilt (foreløpig uten detaljkartlegging av underleverandører), gikk prosessen over i vurdering av risiko.

De mest sentrale risikofaktorene som har blitt anvendt i risikovurderingen er bransje, land, produkt, risikomaterialer og kompleksitet i leverandørkjeden. Grunnlaget for disse risikofaktorene har vært DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) sine risikolister, Global Rights Index, og Corruption Perception Index. I tillegg til disse faktorene har det også blitt vurdert hvilken grad av innflytelse og påvirkning Coop Nord har på den enkelte leverandør slik at hovedfokus rettes mot de leverandørene hvor Coop Nord har størst påvirkning.

 

Risiko og negative konsekvenser

Funn i aktsomhetsvurdering

Egen virksomhet

I egen virksomhet er risiko for brudd og arbeidsrettigheter ansett som lav siden arbeidsbestemmelsene i Norge er strengt regulert. Coop Nord følger til enhver tid gjeldende regelverk og har prosedyrer for helse og sikkerhet på arbeidsplassen, retningslinjer for likestilling og ikke-diskriminering, og jobber kontinuerlig for å være en trygg og ansvarlig arbeidsgiver.

Selskapets interne retningslinjer angir at det skal være en kultur preget av åpenhet og trygghet, og at det skal være rom for å si fra og gi tilbakemeldinger. Ansatte oppfordres til å melde fra om forhold som ikke er som de skal.

Coop Nord har ikke avdekket funn som tyder på vesentlig risiko for alvorlige negative konsekvenser innenfor selskapets egen virksomhet.

Coop Nord har imidlertid identifisert en potensiell risiko forbundet med systemer og rutiner knyttet til egen inngåelse av kontrakter med større leverandører. Det gjelder bla. kontroller av at innhold i kontraktene er forenelig med åpenhetsloven og at Coop Nord foretar jevnlige kontroller av at kravene i loven overholdes.

Risiko for leverandører og forretningsforbindelser

Gjennom risikovurderingen ble det identifisert flere risikoområder innenfor leverandørporteføljen, hvor det legges til grunn at det foreligger en forhøyet potensiell risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Potensielle negative konsekvenser kan være tvangsarbeid, mangel på fagorganisering og kollektive forhandlinger, diskriminering, HMS, lønn, arbeidstid og korrupsjon.

Kategoriene som ble fremhevet som særlig aktuelle for Coop Nord er byggebransjen, kjøp av hyllevarer for videresalg, mat og drikke og transport.

Konstruksjon av bygg/byggetjenester

Byggebransjen vurderes som en høyrisiko-bransje på grunn av risiko for dårlige arbeidsforhold, lang arbeidstid, lave lønninger og sosial dumping. Dette støttes av at det er en allmenngjort bransje i Norge og virksomheter som engasjerer leverandører innenfor denne bransjen har en påseplikt for å sikre at arbeidsforholdene er lovmessig. Risikoen er størst nedover i leverandørkjeden, hvor råvarer utvinnes og bearbeides. Leverandørkjedene er komplekse og fragmenterte over hele verden. Dette fører til begrenset sporbarhet og lite åpenhet, noe som øker risikonivået for menneskerettigheter og miljøhensyn.

Kjøp av hyllevarer til videresalg, mat og drikke

Coop Nord sitt lokale innkjøp av matvarer, drikke og andre varer begrenser seg til Norge. Leverandørkjeder til lokale og nasjonale produsenter kan imidlertid inkludere mange ledd, også i utlandet, noe som kan begrense sporbarheten. Landbruksektoren generelt er preget av påstander om brudd på menneskerettigheter og skadevirkninger på miljøet. De mest alvorlige risikoer kobles som regel til råvarenivået og inkluderer ikke-anstendige arbeidsforhold, risiko for skader, bruk av barnearbeid og tvangsarbeid. Risikoer varierer fra produkt til produkt og er også avhengig av produksjonslandet.

Transport

Leverandører innenfor transportsektoren er viktige for Coop Nord siden virksomheten er avhengig av transport av varer til butikker og byggeprosjekter. Risiko som er løftet frem i forbindelse med transportsektoren er blant annet lave lønninger, lange arbeidsdager, ulykker og skader.

For de mest risikoutsatte bransjene gjennomfører Coop Nord ytterligere kartlegging og dybdeundersøkelser. Ettersom det totalt er svært mange leverandører, foretas det en avgrensning av hensyn til forholdsmessighet, slik at Coop Nord i første omgang fokuserer på de leverandørene som vi kjøper mest fra og hvor vi har størst mulighet for påvirkning.

Arbeidet med steg 4 og steg 5 i 5-stegsmodellen fortsetter i 2024, med ytterligere undersøkelser på utvalgte områder og prioritering av eventuelle funn. Kartlegging av underleverandører i flere ledd vil også fortsette i 2024.

Tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser

Som følge av risikokartleggingen har Coop Nord satt i gang arbeidet med å utvikle sine interne rutiner for å ivareta åpenhetsloven, eksempelvis i forbindelse med kontraktsinngåelse med leverandører utenfor Coop Norge-samarbeid, i tråd med våre ambisjoner på området.

Det ble også fremhevet at denne leverandørkategorienes konstruksjon av bygg, transport, mat og drikke og kjøp av hyllevarer har en forhøyet risiko når det kommer til brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden og trenger ytterligere kartlegging og oppfølging.

Under aktsomhetsvurderingene har det foreløpig ikke blitt identifisert faktiske brudd eller negative konsekvenser i virksomheten eller hos leverandører. Coop Nord vil jobbe videre med å begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser og rapportere om resultatet av tiltak vi foretar oss i den forbindelsen.

Målsetningen med risikoreduserende tiltak er i første omgang å teste vurderingene som er gjort i vår risikokartlegging gjennom å prioritere innhenting av et bedre informasjonsgrunnlag for På denne måte mener vi å kunne begrense vesentlig risiko for potensielle negative konsekvenser.

Coop Nord anser effektive interne tiltak som avgjørende for å sikre en bærekraftig og god tilnærming til åpenhetsloven på sikt. Interne tiltak som er påbegynt innebærer blant annet forbedring av Coop Nord sine interne rutiner knyttet til innkjøpsstrategi, onboarding av leverandører utenfor Coop Norge-samarbeidet og leverandøroppfølging.

Når det gjelder tiltak for å adressere potensielle negative konsekvenser i leverandørkjedene har Coop Nord iverksatt, og vil iverksette flere tiltak, for å stanse eller begrense potensielle negative konsekvenser avdekket i aktsomhetsvurderingen.

Prioritering av hvilke leverandører som skal følges opp med tiltak først baserer seg på en risikobasert tilnærming - hvor kriteriene alvorlighetsgrad, omfang og påvirkningsgrad vektlegges.

Sentrale tiltak er:

• Ytterligere kartlegging og risikovurdering av leverandører og underleverandører innenfor bransjene som har blitt definert som de mest risikoutsatte. Hovedmålsetningen her skal være å innhente mer informasjon om risikobildet for eventuelt å avdekke faktiske brudd og/eller risikoreduserende tiltak som finnes i leverandørkjeden.
  
  
• Revisjon av kontrakter inngått direkte mellom Coop Nord og vesentlige leverandører. Coop Nord har iverksatt tiltak for å kontrollere at kontraktene omtaler håndtering av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos leverandørene. Coop Nord vil også kontrollere at kontraktene inneholde henvisninger til internasjonale konvensjoner om menneskerettigheter der det er aktuelt. Til slutt undersøker vi også om kontraktene har hevingsmulighet med utgangspunkt i brudd på menneskerettigheter og manglende overlevering av informasjon.
  
  
• Ved inngåelse av nye kontrakter og ved utlysning av nye prosjekter skal det stilles krav til anbuds- og kontraktsutforming som forplikter leverandører til å respektere menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både hos seg selv og hos underleverandører.
  
  
• Det skal utarbeides et addendum som blir benyttet som et fast vedlegg når Coop Nord kontraherer og utlyser anbud og inngår større kontrakter utenom Coop. Dette addendum skal inkludere virksomhetens etiske retningslinjer knyttet til menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, bruk av underleverandører, korrupsjon, hvitvasking, handel med sanksjonerte parter mv.
  
  
• Det vil også igangsettes et arbeid som har som siktemål å utarbeide standardiserte kontrakter for mindre leverandører som Coop Nord inngår direkte avtale med og/eller leverandører som ikke er omfattet av åpenhetsloven.
  
  
• Økt grad av dialog mot leverandører og internt om viktigheten av aktsomhetsvurderinger ved kontraktinngåelse.
  
  
• Dokumentasjon av arbeid med aktsomhetsvurderinger og leverandøroppfølging.
  
  
• Tiltak for bedre systematisering av arbeidet med oppfølging av allmenngjøringsforskriften.
  
  
• Forsterke forankringen av arbeidet med åpenhetsloven i Coop Nords ledelse og i organisasjonen for øvrig.
  
  
• Ved eventuelle identifiserte brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold, vil selskapet håndtere dette i henhold til kravene etter åpenhetsloven og OECD.
  
  
• Arbeidet med forbedringer i den generelle håndteringen av relevante forhold knyttet til åpenhetsloven som skal sikre en god systematikk og struktur i organisasjonen, vil også intensiveres.

Resultatene av arbeidet med åpenhetsloven har bidratt til at Coop Nord har analysert virksomhetens leverandører og kartlagt potensiell risiko som må håndteres videre. I tillegg er arbeidet med åpenhetsloven nå bedre forankret i organisasjonen og bevisstheten rundt aktsomhetsvurderinger på tvers av konsernet er styrket. Arbeidet bidrar videre til en kontinuerlig forbedring av rutiner i organisasjonen.