Åpenhetsloven - Coop Nord

Coop Nord SA
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven), pålegger større bedrifter å gjennomføre og redegjøre for aktsom­hets­vurderinger i egen virksomhet, leverandørkjeder og forretnings­forbindelser. I denne redegjørelsen fremkommer arbeidet Coop Nord SA har gjort med aktsomhetsvurderinger og tilpasning til lovens plikter i 2022.

(BOKSTAV A) Generell informasjon

Om Coop og Coop Nord

Coop er Norges nest største dagligvareaktør og den største aktøren innenfor privatsegmentet i byggevaremarkedet. Coop har en sterk strategisk posisjon og plass i forbrukernes hverdag og ønsker å skape positive verdier for mennesker, miljøet og Coop.

Som forbrukereid organisasjon skiller Coop seg fra konkurrentene. Dette gjenspeiles i vår visjon – det skal lønne seg å velge Coop. Over 2 millioner medlemmer eier Coop gjennom sine lokale samvirkelag. Det er mer enn 1240 Coop butikker rundt om i landet fordelt på åtte ulike kjeder: Extra, Coop Mega, Obs, Obs BYGG, Coop Byggmix, Coop Prix, Coop Marked og Matkroken.

Coop Nord SA er Norges 5. største samvirkelag målt i omsetning.

Kjernevirksomheten til Coop Nord SA er drift av butikker innenfor Coop-eide kjedekonsepter i bransjene dagligvarer, bygg og annen faghandel. Dagligvarer utgjør 89,1 % av den totale omsetningen, mens byggevarer og faghandel i Obs står for 10,7%. Resten er utsalg som ligger utenom Coop-kjeder.

Coop Nord SA har 53 dagligvarebutikker, 3 byggevarebutikker og 3 kaféer. Markedsområdet er Troms, Lofoten og Ofoten.

Coop Nord sitt andre viktige forretningsområde er Kjøpesenter og Utleie. Coop Nord SA har en stor eiendomsportefølje som benyttes til egen butikkvirksomhet. I tillegg eies kjøpesentre i Tromsø, Harstad og på Leknes.

Forankring og organisering

Styret i Coop Nord SA har det øverste ansvar. Arbeidet med aktsom­hets­vurderinger og pliktene i Åpenhetsloven er forankret i styret. Styret i Coop Nord SA skal vedta oppdaterte etiske retningslinjer for Coop Nord (Code of Conduct) og prinsipper for bærekraftig forretningspraksis. Det er fremlagt en plan som omfatter forslag til etablering/og eller oppdatering av rutinebeskrivelse for hvordan aktsomhetsvurderinger skal utføres. Denne tar ut­gangs­punkt i OECDs prosess og inkluderer aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningsforbindelser. Videre en presisering av mandat og plassering i organisasjonen.

Styret har også vedtatt at det skal offentliggjøres en rede­gjør­el­se for aktsomhetsvurderingene i henhold til lovens retnings­linjer, samt at virksomheten til enhver tid skal overholde informa­sjons­plikten. Styret har gjennom rapporteringsåret blitt orientert om arbeidet med aktsomhetsvurderinger og åpenhetsloven. I øvrig skal styret varsles ved alvorlige avvik relatert til Coops arbeid med akt­som­hetsvurderinger og bærekraftsarbeid for øvrig.

Det er administrerende direktør i Coop Nord SA som er ansvarlig for at Coop Nord SA etterlever kravene i Åpenhetsloven. Dette inne­bærer å etablere og sikre at driften i relevante områder i Coop Nord SA utføres i henhold til OECDs retningslinjer og at pliktene i loven overholdes.

Administrerende direktør har delegert det operative ansvar for gjennomføring til administrasjonen, herunder tilrettelegging for at det foreligger aktiviteter som sikrer etterlevelse av åpenhetsloven i daglig, operativ drift. Medlems- og kommunikasjonsdirektør er an­svar­lig for håndtering av henvendelser og offentlig kommunikasjon.

Policyer og retningslinjer

Coops arbeid med aktsomhetsvurderinger følger FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs ret­nings­linjer for flernasjonale selskaper. Våre forventninger til oss selv, leverandører og samarbeidspartnere er gjengitt i våre etiske ret­ningslinjer og danner grunnlag for vår vurdering av våre samarbeidspartnere/leverandører. Coop er medlem i Etisk Handel Norge og forpliktet til deres prinsipperklæring gjennom Coops prinsipper for bærekraftig forretningspraksis. Coop har også policyer for blant annet personvern, emballasjebruk og kommunika­sjon av bærekraft.

Vi henviser også til Coop Norge SAs arbeid knyttet til loven, som vil dekke det aller vesentligste av Coop Nord SA innkjøp og aktivitet som er relevant med hensyn til Åpenhetsloven. Ytterligere informasjon finnes på www.coop.no/nord og www.coop.no/coop-og-barekraft/apenhetsloven-i-coop/

Rutiner og prosedyrer

For å sikre gjennomføring av aktsomhetsvurderinger i Coop Nord SA vil det etableres rutinebeskrivelser for hvordan aktsomhetsvurder­inger skal gjennomføres på tvers av konsernet. Rutinene skal være i tråd med OECDs retningslinjer og dette innebærer blant annet for­vent­­ning­er om å sette mål for arbeidet, at det settes av tilstrekkelig med ressurser for gjennomføring og at ansvar og myndighet kommuni­ser­es tydelig.

Dette inne­bær­er blant annet rutinebeskrivelser av hvordan aktsomhets­vurderinger skal gjennomføres i praksis, rutiner for vurder­ing av nye leverandører og rutiner for beredskap dersom alvorlig avvik oppstår eller oppdages. Det er også etablert rutine­beskrivelser for dokumentstyring, opplæring og rapportering.

Varslingsmekanismer

Coop Nord SA har egne rutiner for varsling av kritikkverdige forhold og for mottak og behandling av varsel.

Informasjonsplikten

For ivaretagelse av informasjonsplikten i åpenhetsloven har Coop Norge SA etablert prosedyre og rutiner for hvordan innsynskrav skal bevares og håndteres. Coop Nord SA omfattes av dette.

 

(BOKSTAV B) Negative konsekvenser og risiko

Funn i aktsomhetsvurdering

Coop Nord SA har ikke avdekket funn som tyder på stor risiko for alvorlige negative konsekvenser.

Prioritering av risiko

Coop Nord SA gjør løpende vurdering av risiko for alvorlige negative konsekvenser og vil prioritere eventuelle funn.

(BOKSTAV C) Tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser

Tiltak iverksatt for å begrense negative konsekvenser
Det er igangsatt arbeid med kartlegging av våre leverandører for å kunne avdekke eventuelle risikoer for alvorlige negative konsekvens­er.

Tiltak som vil iverksettes
Administrasjonen i Coop Nord SA har satt høyt fokus på arbeidet med aktsomhetsvurderinger. Det er særlig følgende områder som det arbeides med:

• Innkjøp og sortiment dagligvare
• Innkjøp og sortiment faghandel
• Direkte og indirekte anskaffelser knyttet til forretningsområdet eiendom
• HR avdeling og ansatte

Arbeidet innebærer i vesentlige trekk:

• At arbeidet med åpenhetsloven innenfor respektive områder har satte mål som følges opp i ledelsen for området
• At arbeidet med åpenhetsloven har tilstrekkelig med ressurser og er hensiktsmessig organisert
• At det finnes rutiner som sikrer etterlevelse
• At ansvar og myndighet er tydelig kommunisert og forstått i hele organisasjonen

At organisasjonen kontinuerlig forbedrer kvalitetssystemene ved:

• Kommunikasjon (informasjon internt og eksternt)
• Rapportering (resultatgjennomgang og rapportering til de respektive områders ledelse)
• Revisjon
• Analyse av resultater ved gjennomganger
• Korrigerende tiltak