Coop Oppdal SA

Redegjørelse av aktsomhetsvurderinger

Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (åpenhetsloven), pålegger større bedrifter å gjennomføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningsforbindelser. I denne redegjørelsen fremkommer arbeidet Coop Oppdal SA har gjort med aktsomhetsvurderinger og tilpasning til lovens plikter i 2023.

Redegjørelsens omfang er Coop Oppdal SA.

Coop Oppdal SA er eid av om lag 21 000 medlemmer, omsetter for 949 mill. og har 448 medarbeidere som utgjør 234 årsverk.

Generell informasjon

 Om Coop Oppdal SA

Coop er Norges nest største dagligvareaktør og den største aktøren innenfor privatsegmentet i byggevaremarkedet. Coop har en sterk strategisk posisjon og plass i forbrukernes hverdag og ønsker å skape positive verdier for mennesker, miljøet og Coop.

Som forbrukereid organisasjon skiller Coop seg fra konkurrentene. Dette gjenspeiles i vår visjon – det skal lønne seg å velge Coop. Over 2,1 millioner medlemmer eier Coop gjennom sine lokale samvirkelag. Det er mer enn 1240 Coop butikker rundt om i landet fordelt på åtte ulike kjeder: Extra, Coop Mega, Obs, Obs BYGG, Coop Byggmix, Coop Prix, Coop Marked og Matkroken.

Coop Oppdal SA er en forening av forbrukere med vekslende medlemstall og vekslende ansvarskapital. Virksomheten bygger sin virksomhet på samvirkeprinsippene. Lagets formål er å forsyne medlemmene med gode og hensiktsmessige varer og tjenester til konkurransedyktig pris og kvalitet. Laget skal tjene som interesseorganisasjon for medlemmene, der de gjennom sin innflytelse i valgte organer, kan søke å ivareta sine interesser som forbrukere. Coop Oppdal SA er tilknyttet fellesorganisasjonen for samvirkelagene, Coop Norge SA. Coop Oppdal SA skal utøve aktivt eierskap i fellesorganisasjonen.

Coop Oppdal driver handelsvirksomhet i 8 kommuner i fylkene Trøndelag og Innlandet. De 8 kommunene er Oppdal, Midtre-Gauldal, Melhus, Holtålen, Tolga, Tynset, Alvdal og Folldal. Bedriften er delt inn i 3 markedsområder: Gauldal, Nord-Østerdal og Oppdal.

Virksomhetens hovedkontor ligger i Oppdal. Vi er tilknyttet Coops kjedeprofiler på matvare- og byggvare butikkene mens vi har samarbeids- og franchiseavtaler og innkjøpsavtaler på våre øvrige butikker og kafeer.

Forankring og organisering

Styret i Coop Oppdal SA har det øverste ansvar. Arbeidet med aktsomhetsvurderinger og pliktene i Åpenhetsloven er forankret i styret.  Styret har også vedtatt Coops etiske retningslinjer (Code of Conduct) for leverandører og samarbeidspartnere. Det er videre vedtatt en plan og rutinebeskrivelse for hvordan aktsomhetsvurderinger skal utføres. Denne tar utgangspunkt i OECDs prosess og inkluderer aktsomhetsvurderinger i egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningsforbindelser. Videre en presisering av mandat og plassering i organisasjonen. Styret har også vedtatt at det skal offentliggjøres en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene i henhold til lovens retningslinjer, samt at virksomheten til enhver tid skal overholde informasjonsplikten. Styret har gjennom rapporteringsåret blitt orientert om arbeidet med aktsomhetsvurderinger og åpenhetsloven. For øvrig skal styret varsles ved alvorlige avvik relatert til Coops arbeid med aktsomhetsvurderinger og bærekraftsarbeid for øvrig. Det er administrerende direktør som har ansvar for arbeidet samt orientere styret.

Administrerende direktør er ansvarlig for at Coop Oppdal SA etterlever kravene i åpenhetsloven. Dette innebærer å etablere og sikre at driften i relevante områder i Coop Oppdal SA utføres i henhold til OECDs retningslinjer og at pliktene i loven overholdes. Det operative ansvaret for gjennomføringen tillegges ledergruppen i Coop Oppdal SA.

Policyer og retningslinjer

Coops arbeid med aktsomhetsvurderinger følger FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Coop er medlem i Etisk Handel Norge og forpliktet til deres prinsipperklæring gjennom Coops prinsipper for bærekraftig forretningspraksis. Coop har også policyer for blant annet personvern, emballasjebruk og kommunikasjon av bærekraft.

Rutiner og prosedyrer

For å sikre gjennomføring av aktsomhetsvurderinger i selskapet er det etablert rutinebeskrivelser for hvordan aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres. Rutinene er i tråd med OECDs retningslinjer og innebærer blant annet forventinger om å sette mål for arbeidet, at det er satt av tilstrekkelig med ressurser for gjennomføring og at ansvar og myndighet er tydelig kommunisert.

Videre skal det foreligger rutiner for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger og virkninger skal kontinuerlig forbedres. Dette innebærer blant annet rutinebeskrivelser av hvordan aktsomhetsvurderinger skal gjennomføres i praksis, rutiner for vurdering av nye leverandører og rutiner for beredskap dersom alvorlig avvik oppstår eller oppdages. Det er også etablert rutinebeskrivelser for dokumentstyring, opplæring og rapportering.

Varslingsmekanismer

Ansatte og innleide varsler eventuelle avvik og forbedringsforslag via bedriftens digitale avvikssystem, alternativt via nærmeste leder eller oppdragsgiver.

Informasjonsplikten

For ivaretagelse av informasjonsplikten i åpenhetsloven har Coop Norge SA etablert prosedyre og rutiner for hvordan innsynskrav skal bevares og håndteres. Coop Oppdal SA omfattes av dette.  I 2023 fikk Coop Norge SA syv henvendelser og disse ble svart ut etter kravene i loven. Disse henvendelsene gikk på varer som Coop Norge SA er ansvarlige for. Coop Oppdal SA har ikke mottatt henvendelser i 2023.

Negative konsekvenser og risiko

Funn i aktsomhetsvurdering

Coop Oppdal SA har i 2023 sendt ut forespørsler til et utvalg av sine leverandører i forhold til sin egen aktsomhetsvurdering i henhold til OECDs retningslinjer i rapporteringsåret. Vi har fått svar fra de leverandørene vi har henvendt oss til og har ikke avdekket faktisk negativ skade tilknyttet våre aktiviteter. Videre har vi startet arbeidet i 2024 med å identifisere potensiell risiko i egen virksomhet og hos flere lokale forretningsforbindelser. Det henvises til Coop Norge SA sitt arbeid knyttet til loven, som dekker det aller vesentligste av Coop Oppdals innkjøp og aktivitet som er relevant med hensyn til Åpenhetsloven. Coop Norge SA er samvirkelagenes fellesorganisasjon. Selskapet har ansvaret for blant annet innkjøp, markedsføring og HR, og gjennomfører størsteparten av innkjøpene til butikkene til Coop Oppdal SA. Coop Norge SA har gode rutiner for aktsomhetsvurderinger og leverandøroppfølging. For mer informasjon om dette arbeidet vises det til deres redegjørelse som er å finne på coop.no

Det kan derimot forekomme at Coop Oppdal kjøper inn enkelte produkter for videresalg i butikkene. Dette er fortrinnsvis norskproduserte og lokale varer, der risiko er ansett som lav for brudd på menneske- og arbeiderrettigheter. Vi erkjenner likevel at det er enkelte utfordringer knytte til eksempelvis lønn- og arbeidsvilkår for underleverandører og vil fremover utføre aktsomhetsvurderinger for å kartlegge risiko for faktisk og potensielle risiko for brudd på menneske- og arbeidsrettigheter, og videre sette tiltak for å redusere identifisert risiko.  

Det vises for øvrig til årsmelding for Coop Oppdal SA for 2023, hvor selskapets kontinuerlige arbeid rundt risikovurderinger av relevante områder er beskrevet.

Prioritering av risiko

Vår prioriteringsliste i 2023 er å kontakte flere av våre lokale leverandører, som vi benytter i vårt lokalmarked.  Vi har startet dette arbeidet nå og fremover vil vi ha fokus på å jobbe videre med dette da vi erkjenner at det kan forekomme risiko knyttet til vår virksomhet.

Tiltak for å stanse, forebygge eller begrense negative konsekvenser

Tiltak iverksatt for å begrense negative konsekvenser

Arbeidet med utarbeidelse av rutiner og policyer knyttet til Åpenhetsloven ble gjennomført. Det er utarbeidet rutiner for mottak og behandling av klager samt innmelding av avvik fra bedriftens medarbeidere og innleide. Det vises for øvrig til årsmelding for Coop Oppdal SA for 2023, hvor selskapets kontinuerlige arbeid rundt risikovurderinger og oppfølging av identifisert risiko på relevante områder er beskrevet.

Tiltak som vil iverksettes

Opplæring og tiltak blant medarbeidere for å styrke kjennskap rundt åpenhetsloven og hvordan avvik knyttet til denne skal varsles. Vi prioriterer å gjennomføre aktsomhetsvurdering av våre lokale leverandører utenom Coop i 2024. Forventet resultat er bedre kjennskap om Åpenhetsloven og lovens hensikt.

Behandlet av styret i møte 11.06.2024